No cabe duda de que el modelo híbrido, en el que se comparte el trabajo presencial con el teletrabajo, ha llegado para quedarse en las empresas de todo el mundo, también en las PYMEs. Para dar el salto con éxito a un modelo de trabajo que compagine lo presencial con lo remoto se necesita, por una parte, variar el modelo de gestión de las empresas con una dirección que apueste por ese modelo aumentando la confianza en el trabajador, favoreciendo la colaboración entre departamentos y eliminando los equipos aislados de trabajo. Por otra parte, también es imprescindible que los trabajadores dispongan de dispositivos móviles y de un hardware adecuado y que las empresas pongan a su disposición las herramientas tecnológicas adecuadas para facilitar ese modelo de trabajo híbrido en el que lo presencial conviva con lo remoto.
Cloud, al rescate de las empresas
¿De qué forma puede ayudar la tecnología, y en especial las soluciones Cloud, a mejorar la productividad de las empresas y a favorecer el teletrabajo? Porque comprar aplicaciones y dispositivos a lo loco no es la solución. Hoy en día, las empresas se enfrentan a entornos de comunicaciones cada vez más complejos y a una gran variedad de métodos de comunicación. Los empleados, los partners, los proveedores y los clientes se comunican entre sí mediante infinitas combinaciones de terminales fijos, móviles, llamadas de voz, correo electrónico, chat, etc. Sin embargo, con frecuencia, estas herramientas no se utilizan con la debida eficacia y se genera un exceso de información, una sobrecarga de dispositivos, falta de agilidad y comunicaciones mal dirigidas que ralentizan los procesos y reducen la productividad en lugar de mejorarla.
Así que, posiblemente, las tecnologías que más impacto tienen en la mejora de la productividad y que más facilitan el teletrabajo a las empresas de cualquier sector y tamaño, tanto a las PYMEs como a las corporaciones, son los servicios de comunicaciones unificadas, las herramientas de colaboración y las soluciones para empleados móviles. Por cierto, el Cloud Computing juega un papel fundamental en el desarrollo de todas ellas:
- Los servicios de comunicaciones unificadas sirven para aunar las aplicaciones móviles, de voz, de vídeo y de datos permitiendo a los usuarios conectarse a ellas en cualquier momento y lugar y con cualquier dispositivo o sistema operativo a través de internet. El concepto de comunicaciones unificadas no se refiere a un solo producto, sino a una solución que engloba varios elementos como el correo electrónico, la mensajería de voz y video, la telefonía o el estado de presencia. Estas herramientas tienen una interfaz unificada y fácil de usar en varios dispositivos lo que facilita tanto el trabajo en equipo en tiempo real como que equipos de personas ubicados en diferentes localizaciones puedan trabajar en un entorno unificado del mismo modo que si estuvieran todos en la misma oficina. De esta manera se ayuda a controlar los costes y aumenta la productividad y la competitividad.
- Por otra parte, las herramientas de colaboración comprenden el uso compartido de archivos, la edición remota y simultánea de ficheros, la organización de reuniones virtuales y la integración de redes sociales corporativas. Así se facilita el que los miembros de los equipos puedan compartir conocimiento entre ellos, resolver dudas o facilitar que puedan trabajar en tiempo real sobre los mismos ficheros evitando tener que manejar distintas versiones de los mismos. En definitiva, se facilita la innovación y se ahorra tiempo.
- Los dos grupos de servicios anteriores incorporan la noción de empleados móviles, es decir, empleados que puedan trabajar no necesariamente desde la oficina. Sin embargo, no hay duda de que abrir el abanico de posibilidades de acceso a la información de la empresa acarrea problemas de seguridad que se deben gestionar. Por ello se hace necesario implementar soluciones como establecer una administración de identidades en la nube para permitir la autenticación en todos los dispositivos y aplicaciones y crear un inicio de sesión único de forma que los empleados puedan acceder a los recursos desde cualquier dispositivo mientras trabajan en remoto. También es muy recomendable disponer de una autenticación multifactor (MFA) de manera que los empleados deban usar un segundo factor de seguridad como la biometría o las aplicaciones de autenticación en dispositivos móviles para acceder a sus aplicaciones corporativas.
Los beneficios de implantar el teletrabajo son claros: más posibilidades de conciliación para los empleados, más flexibilidad de horarios, ahorro de costes, mejora de la productividad para la compañía, reducción del absentismo laboral, posibilidad de contratar a mejores candidatos… pero para implantarlo con éxito no basta con que la empresa adquiera las herramientas tecnológicas adecuadas, sino que también es necesario que desde la dirección de la compañía se apueste por este cambio en el modelo de trabajo dando confianza a los trabajadores, proporcionándoles la formación necesaria en las nuevas tecnologías y garantizando su derecho a la desconexión aunque trabajen desde casa. Los beneficios del teletrabajo hacen que merezca la pena el esfuerzo.
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